Zwei Prozesse, ein Tool: Moderne Auditprozesse, transparente Workflows und volle Integration in die Microsoft-Welt
Auditprozesse in der Automobilbranche neu gedacht: Digital, flexibel, integriert
Für das interne Auditmanagement setzt die Daimler Truck AG auf novaAudit, eine Power Platform-basierte All-in-one-Lösung von novaCapta. Zwei Auditprozesse, ein zentrales Tool: novaAudit digitalisiert den gesamten Auditprozess und ermöglicht eine effiziente Durchführung, Nachverfolgung und Auswertung aller Audits.
Herausforderung
- Hoher Betriebsaufwand, Kosten und fehlende Flexibilität mit der bestehenden Lösung
- Fehlende Digitalisierung: keine durchgängig digitale Unterstützung im Audit
- Implementierung eines Microsoft-basierten Auditmanagement-Tools
- Hohe Anforderungen an Sicherheit, Transparenz und Rollensteuerung
Lösung
- Einführung von novaAudit auf Basis der Microsoft Power Platform
- Zentrale Abbildung der Auditprozesse: Prozess- und Investigation Audits
- Eigenständigkeit bei Datenmigration, Anpassung und Customizing durch das interne Fachteam
Mehrwert
- Schnelle, nahtlose Implementierung in bestehende Infrastruktur
- Einfache Anpassbarkeit von novaAudit mit dem Power Platform Low-Code/No-Code-Ansatz
- Hohe Usability durch transparente Nutzerführung und sicheres, datenschutzkonformes Rollenkonzept mit klaren Zugriffsmöglichkeiten
- Zukunftssichere Plattform mit skalierbaren Funktionen und automatisierten Reports
Im Rahmen einer Digitalisierungsoffensive startete Daimler Truck eine Arbeitsgruppe im Bereich Corporate Audit. Ziel war es, bestehende Prüfprozesse vollständig zu digitalisieren – mit Fokus auf verbesserter Zusammenarbeit und einem modernen Nutzererlebnis für Auditor:innen und geprüfte Bereiche. Das bisherige System „audimex“ sollte in diesem Zusammenhang abgelöst werden.
novaAudit, entwickelt auf Basis der Microsoft Power Platform, überzeugt mit nahtloser Integration in bestehende Microsoft-Infrastrukturen, flexibler Anpassbarkeit und der Möglichkeit zur automatisierten Aufgabenverteilung über Rollenprofile. Auch die direkte Dokumentenbearbeitung in der Lösung vereinfacht den Workflow nachhaltig – ganz im Sinne eines modernen, effizienten Auditmanagements.
Eigenständige und reibungslose Migration der Audit-Daten
Die Migration der Audit-Daten aus dem Altsystem erfolgte unkompliziert und eigenständig durch das Projektteam. Über einfache Exporte aus dem bisherigen Tool konnten alle relevanten Daten der letzten zehn Jahre gezielt nach novaAudit überführt und ergänzende Daten in SharePoint abgelegt werden. Die Speicherung im Microsoft Dataverse schafft eine zentrale, einheitliche Datenbasis.
Zwei zentrale Auditprozesse auf einer Plattform
Die neuen Prozesse sind am tatsächlichen Audit-Ablauf ausgerichtet und steigern so Effizienz und Benutzerfreundlichkeit. Auditoren und Auditees werden so intuitiv und transparent durch den Prozess geführt. Es werden in novaAudit zwei zentrale Auditprozesse in einem einzigen Tool abgebildet: Prozess-Audits und Investigation Audits.
Prozess-Audits: Transparenz, Effizienz und klare Zuständigkeiten
Prozess-Audits werden weltweit durchgeführt. Auditor:innen definieren individuelle Prüfprogramme, die auf den jeweiligen Audit abgestimmt sind. Alle Beteiligten sehen dabei immer nur, was für sie relevant ist – gesteuert durch ein granulares Berechtigungskonzept.
Ein Collaboration Portal auf Basis einer Canvas App bietet geprüften Bereichen maximale Transparenz: Prozessschritte, Beteiligte, Findings und Actions sowie die Bewertung dieser nach Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit werden übersichtlich in einer Heatmap visualisiert. Verantwortliche können direkt im System Fristen verlängern, Dokumente nachreichen oder Maßnahmen neu zuweisen. Dokumente wie Meeting-Protokolle und Präsentationen werden zentral abgelegt und sind jederzeit abrufbar. Der finale Audit-Report wird automatisiert erstellt und veröffentlicht.
Investigation Audits: Sensible Fälle sicher und transparent abbilden
Auch hochsensible Investigation Audits, sind vollständig und datenschutzkonform in novaAudit integriert. Nur berechtigte Personen erhalten Zugriff auf die sensiblen Inhalte. Fälle werden entlang der Auditphasen Preparation, Fieldwork und Reporting systematisch erfasst und dokumentiert. Für jede Maßnahme gibt es standardisierte Templates. jeder Schritt wird nachvollziehbar protokolliert: von der Fallmeldung bis zum Abschlussbericht. Die automatisch generierte Investigation Summary liefert jederzeit eine chronologische Übersicht über alle Aktivitäten im jeweiligen Fall.
novaAudit als Basis für skalierbare Auditprozesse
Mit novaAudit führte der Kunde nicht nur ein neues Tool ein, sondern etablierte eine skalierbare, zukunftsfähige Plattform für modernes Auditmanagement, die echte Mehrwerte für alle Beteiligten schafft. Das Projekt wurde in nur fünf Monaten umgesetzt – ein starkes Beispiel für die Wirkung moderner Plattformtechnologien auf die digitale Transformation.
Eingesetzte Technologien
